LAS PYMES EN MEXICO Y LATAM, UN PROBLEMA DE OPERACIÓN

 ¿Sabes que tan eficiente es la operación de tu empresa o negocio?

Algo que mis años de experiencia en el ramo consultivo, empresarial y tecnológico me han enseñado, es la afirmación que la mayoría de los empresarios estamos convencidos que somos buenos para operar nuestros negocios. 

Claro que sabemos que tenemos áreas de oportunidad para mejorar en la empresa, pero aun así, no consideramos que la operación sea un principal problema.

• Es obvio que debemos ser buenos para operar, ya que es a lo que nos dedicamos día con día ¿No es así?
• Si somos expertos en la materia (sea cual sea nuestro negocio), y las ventas van por buen camino o por lo menos son decentes ¿Cómo es posible que la forma en la que la operamos pueda estar mal?  
• Y lo peor del caso, aún y cuando las ventas o utilidades no sean las adecuadas, preferimos voltear a ver 20 otros "problemas", antes que pensar que es la operación uno de los principales.

Esto les sucede a todo tipo, giro y tamaño de empresa o negocio, en México y Latinoamérica.

¿Por lo menos tenemos claro lo que es la operación?

La operación incluye:

Recordemos que la operación incluye el flujo de todas las funciones, procesos, tareas, proyectos, etcétera; que suceden dentro de toda empresa o negocio. 

En este flujo, existe una gran cantidad de información y requerimientos que se comparten de una persona a otra, entre áreas, y entre departamentos o sucursales; y es dicho flujo de información y requerimientos el que está ligado a la toma de decisiones del día a día en cualquier empresa o negocio, ya sea en tiempo y forma, o bien, de manera desfasada y desordenada, dependiendo del orden en el que se desplaza el flujo de información. 

Por ejemplo, si pudiéramos visualizar una representación del caos del flujo de información, de cualquier empresa o negocio, entre correos, mensajes, llamadas, reuniones, etcétera, sería algo así:

Entonces ¿Cuándo pudiera ser un problema la operación de nuestra empresa?

Cuando este flujo de información y requerimientos nos genera desorden, retrasos, cuellos de botella, entre otros, la operación sufre y, por ende, los resultados no son los deseados.

Estos problemas nos suceden, por una parte, por usar los “Medios de Gestión” equivocados, tales como el correo electrónico y servicios de mensajería y chat como el whatsapp.

Respecto al correo electrónico, el problema es que es una herramienta de colaboración obsoleta que se viene arrastrando desde el siglo pasado, pero que se sigue utilizando en la mayoría de las empresas para comunicar, colaborar, gestionar y operar, y lo adoptan como una forma de vida diaria para atender la mayoría de sus asuntos internos y externos. Prácticamente todas las empresas en México y Latinoamérica con más de 2 años de creación, tienen esta herramienta como su principal medio de gestión.

• Sin embargo, la buena noticia es que este uso va en declive respecto a las nuevas generaciones (menores de 30 años), dado que estas han entendido la facilidad que brinda la tecnología, con nuevas herramientas y aplicaciones que les permiten ser mucho más prácticos y productivos. Leer artículo del NY Times.

Respecto al Whatsapp, o cualquier otro servicio de mensajería chat, el problema, es que su función principal debería ser el de una herramienta de comunicación social y no de gestión empresarial, dado a que su estructura no permite un seguimiento ordenado y organizado para atender adecuadamente múltiples actividades pendientes entre el personal de una empresa y sus equipos. 

• Y sin embargo, las empresas y negocios insisten en utilizarlo como medio para gestionar y operar el día a día, por la falsa percepción de practicidad, por la facilidad y rapidez de comunicación que ofrece.

Resultado

En el entendido que ambas herramientas son comúnmente gratis para las empresas, aún así, más que ayudar a operar y ser más productivos, estas herramientas comúnmente crean estrés, agotamiento emocional (burnout) entre los equipos que lo utilizan para fines empresariales.

El solo hecho de tener que contestar cientos de mensajes y correos desordenados, que no dejan de llegar uno tras otro, no permite a los colaboradores concentrarse en el trabajo real, ni trabajar organizadamente, o planificar y ejecutar en base a resultados esperados, y en la mayoría de las ocasiones causa reprocesos o doble trabajo para ellos.

Además, estos brindan una eficiencia operativa promedio del 60% al 65%. Es decir, el trabajo que se concluye adecuadamente usando estas herramientas, en los plazos esperados, es aproximadamente de un 60%. El resto, se concluye fuera de tiempo, ocasionando múltiples cuellos de botella que conllevan a no lograr los resultados deseados en un periodo de tiempo determinado.

En otras palabras, no se está aprovechando adecuadamente entre el 35 y 40% del tiempo efectivo de nuestro personal. ¿Cuánto dinero crees que representa esto en tu empresa?

Por ello, te invito a que analices las siguientes preguntas:

¿Cuál es el porcentaje de eficiencia de operación actual en nuestra empresa o negocio? ¿Cómo estoy gestionando actualmente mi operación? ¿Qué tan buenos somos para ejecutar y gestionar como equipo? ¿Podemos mejorar la operación? y lo más importante, ¿Queremos mejorar nuestra operación?

Por otro lado, te invito a probar herramientas de software modernas, que han sido desarrolladas específicamente con el fin de colaborar y gestionar la operación de cualquier empresa o negocio, y dejar de utilizar el correo y whatsapp como herramientas de gestión, operación y ejecución empresarial.

Algo que pensar. 

Por,

Melchor Ivan Angulo